ما هي إدارة المخزون وما أنواعها

يُعرف المخزون بأنه المواد الخام أو المنتجات التي تمتلكها الشركة بغرض بيعها والحصول على الأرباح، وهو أصل من الأصول المتداولة للشركة؛ إذ ينبغي بيع المخزون خلال عام واحد لزيادة التدفق المالي للشركة، وادارة المخزون هي ركيزة أساسية للمشروعات التجارية؛ فهي المسئولة عن الحفاظ على سير عمليات التوريد والامتداد بسلاسة مع التركيز على خفض التكاليف وتوزيع الموارد بفعالية.

 

هل المخزون أحد الأصول المتداولة؟

يُعد المخزون أحد الأصول المتداولة للشركات، وهي ممتلكات الشركة التي يمكن بيعها والحصول على النقد خلال عام واحد أو خلال دورة تشغيلية واحدة؛ لذا يعكس سرعة دوران المخزون حركة المبيعات والسيولة المالية.

 

بعض الحقائق اللازم معرفتها عن المخزون في المحاسبة

• يُطلق المخزون في المحاسبة على المنتج النهائي وكذلك على المنتجات الأولية والمواد الخام اللازمة لعملية تصنيع المنتج.
• زيادة نسبة المخزون عن نسبة المبيعات تدل على ضعف المبيعات.
• يؤدي تراكم المخزون إلى تقليل التدفق المالي للشركات، وقد يعرضها للخسائر بسبب تلفه وتراكم التكاليف اللازمة للحفاظ على صلاحية وجودة المخزون.
• وجود نسبة كافية من المخزون أمر ضروري؛ حتى لا يحدث عجز في المنتجات ويتجه المستهلك إلى الشركات المنافسة.
• من الضروري الاستعانة بمحاسبين محترفين لإدارة المخزون وتطبيق استراتيجيات فعالة لإدارته، وهو ما نوفره في مزيد إذ نهتم بكتابة تقارير الميزانية العمومية وجرد المخزون وتتبعه باستمرار.
• برنامج مزيد لإدارة المخازن يقدم واجهة احترافية لإضافة المنتجات بسهولة، وإصدار فواتير الشراء، وتتبع المنتجات، وإصدار تقارير تفصيلية لجرد المخزون المستمر.

 

 

ما هي إدارة المخزون؟

إدارة المخزون هي الإدارة المسئولة عن حفظ المواد الخام أو المنتجات المصنعة بغرض استخدامها في عمليات الإنتاج وحتى بيعها للعملاء، وهي أحد عناصر رأس المال العامل للشركات.

ترتبط إدارة المخزون بكثير من الإدارات داخل الشركات، مثل إدارة المشتريات وإدارة التوريد وإدارة التصنيع والمبيعات.

 

ما هو جرد المخزون؟

جرد المخزون هو عملية حسابية مستمرة تهتم بمعرفة عدد أو كمية المواد الخام أو العناصر الأولية والسلع الجاهزة وأي ممتلكات أخري للشركات أو المحلات في المخازن التي تستخدمها في عمليات التصنيع والإنتاج أو البيع طبقًا لنشاط الشركة، وتُجرى هذه العملية بصفة دورية للتأكد من توافق السجلات المحاسبية وفواتير البضائع مع المخزون الفعلي الذي تمتلكه الشركة من أجل تحسين العمليات التشغيلية.

تُستخدم عملية جرد المخزون في جميع المشاريع باختلاف أحجامها سواء المحلات الصغيرة أو المتوسطة وحتى المصانع والشركات الضخمة، ويختار كل مشروع طريقة الجرد المناسبة له حسب عمليات الإنتاج.

 

طرق جرد المخزون

يوجد أكثر من نظام لجرد المخزون، يختلف كل نوع بإختلاف الطريقة المستخدمة والفترة الزمنية التي تفصل بين عمليات الجرد، وطرق الجرد هي:

• جرد المخزون الدوري.
• جرد المخزون المستمر.
• نظام الجرد المفاجئ.
• الجرد السنوي.

 

ما هو الجرد الدوري؟

يُستخدم نظام الجرد الدوري لتحديث سجلات المخزون على فترات منتظمة قد تكون أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية حسب الطريقة التي تفضلها الشركة.

يُعد هذا النظام من أنظمة الجرد القديمة التي تستخدمها أغلب المحلات والشركات في حالة غياب البرامج الحديثة لجرد المخزون.

 

• معادلة حساب تكلفة البضائع المباعة من خلال الجرد الدوري:

بداية رصيد المخزون + تكلفة مشتريات المخزون – تكلفة إنهاء المخزون = تكلفة البضائع المباعة

 

ما هو الجرد المستمر؟

الجرد المستمر هو نظام حديث لمتابعة أرصدة المخزون من خلال استخدام البرامج الحديثة لتحديث نظام ادارة المخازن لحظة بلحظة بشكل تلقائي في حال شراء منتج أو استرداده أو حتى تلفه، بالإضافة إلى ذلك تُسجل تكلفة البضائع المباعة باستمرار تلقائيًا من خلال البرامج الذكية.

 

الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

 

نظام الجرد الدوري	نظام الجرد المستمر
تُضاف تكلفة البضائع المباعة عند إجراء الجرد المادي في نهاية فترة إعداد التقارير.	تسجيل عمليات الشراء في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ.
يتم حساب المخزون بواسطة الموظفين.	يتم حساب المخزون بواسطة البرامج الحديثة.
أقل دقة في حساب تكلفة البضائع المباعة.	أكثر دقة في حساب تكلفة البضائع المباعة.
تتم التسجيلات أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا حسب النظام المحدد.	تتم التسجيلات لحظة بلحظة.

 

قيود الجرد المستمر

عند صرف أو إضافة بضاعة إلى المخزون لابد من إضافة قيود يومية محاسبية في قيود الجرد المستمر بهدف التعرف على حجم المخزون الفعلي باستمرار.

 

قيد شراء بضاعة

يُسجل المخزون على أنه المدين والمورد هو الدائن، كالآتي:

(من ح/ المخزون إلى ح/ المورد)

 

القيد في حالة الشراء
الدائن	المدين	الحساب الفرعي	التاريخ	رقم القيد
	***	من ح/ المخزون
***		إلى ح/ المورد

 

قيد إثبات عملية البيع

عند استخدام قيد إثبات عملية البيع طبقًا لقيود الجرد المستمر،يُحتسب العميل أنه المدين وحساب المبيعات أنه الدائن، كالآتي:

(من ح/العميل إلى ح/المبيعات)

 

القيد في إثبات عملية البيع
مدين	دائن	الحساب الفرعي	التاريخ	القيد
***		من ح/ العميل
	***	إلى ح/ المبيعات

 

ما هي أنواع المخزون في المحاسبة؟

• المواد الخام أو المواد الأولية، وهي العناصر الأساسية اللازمة لتصنيع المنتجات.
• المواد قيد الإنتاج، وهي المواد التي تمر بمرحلة الإنتاج ولكن غير جاهزة للعرض على المستهلكين بعد.
• المنتجات النهائية، وهي المنتجات الجاهزة التي يمكن بيعها للعملاء مباشرة.
• مخزون الإصلاح والصيانة والتشغيل، وهي المواد اللازمة لإتمام عملية الإنتاج لكنها لا تدخل في تكوين المنتج النهائي.

 

أهمية ادارة المخازن للمشاريع

ادارة المخازن هي عملية ضرورية لتوفير مخزون كافٍ من المواد الأولية للتصنيع والمنتجات النهائية لتلبية حاجة العملاء.

تلعب إدارة المخزون دورًا هامًا في تقليل التكاليف؛ إذ يؤدي الاحتفاظ بمخزون زائد عن الحاجة الاستهلاكية للعملاء إلى تلف المنتج أو زيادة تكاليف تخزين ومعالجة ونقل المخزون وهي تكاليف غير ضرورية يمكن الاستغناء من خلال إدارة المخزون بشكل فعال.

 

فوائد ادارة المخزون

الحفاظ على التدفق المالي

وذلك من خلال الحفاظ على المخزون دون تلف، وبيعه إلى المستهلك ومن ثم الحصول على الأموال اللازمة لشراء المخزون مرة أخري وتوفير الأموال اللازمة للعمليات اليومية.

 

رضا العملاء

إدارة فعالة للمخزون تعني عدم نفاذه فجأة؛ وبالتالي يُقدم المنتج العملاء عند طلبه، والحفاظ على رضا العملاء من خلال تلبية احتياجاتهم بشكل فوري.

 

التحديات التي تواجه ادارة المخزون في المحاسبة

 

تتبع غير دقيق

باستخدام التتبع اليدوي للمخزون ينتج الكثير من الأخطاء وتُهدر المواد والمنتجات؛ لذا من الأفضل استخدام البرامج الذكية المتخصصة في ادارة المخازن، مثل برنامج مزيد المحاسبي.

 

التغيير المستمر لحاجة العملاء

يتغير النمط الاستهلاكي للعملاء باستمرار؛ لذا لابد من الاهتمام بتتبع احتياجات العملاء وتحديث المخزون طبقًا لاستهلاك العملاء وحاجاتهم الشرائية؛ إذ يؤدي الاحتفاظ بمخزون كبير من منتج غير مطلوب إلى خسارة الأموال.

 

كفاءة المستودع

يتطلب إدارة المخزون عمالة مكثفة لنقل واستلام وتخزين وشحن المنتجات، بالإضافة إلى الشروط اللازمة لحفظ المنتجات أو المواد، مثل درجة الحرارة والبعد عن الرطوبة وأشعة الشمس ومساحة واسعة للحفاظ على التهوية الجيدة.

 

المخزون القابل للتلف

توجد الكثير من المنتجات أو المواد الخام الهشة التي يجب التعامل معها بحذر شديد واتباع إرشادات تخزينها بشكل صحيح وإلا قد تتعرض للتلف مما ينتج عنه خسارة رأس المال.

 

نفاذ المخزون

أحد التحديات إدارة المخزون اليدوي هي نفاذ المخزون فجأة؛ لذا يجب استخدام برامج إدارة المخزون لمتابعة المخزون بدقة والتنبؤ بحاجة المستهلكين.

 

أنواع ادارة المخزون

تستخدم الشركات أنواعًا مختلفةً لإدارة المخزون طبقًا لنوع المنتج الخاص بالشركة، وإليك أكثر أنواع إدارة المخزون شيوعًا:

 

إدارة الإنتاج في الوقت المناسب (JIT)

 

يناسب هذا النوع الشركات التي تهتم بتقليل التالف والنفايات من خلال شراء المخزون الذي تحتاج إليه فقط خلال فترة زمنية معينة للإنتاج والتوزيع؛ مما يوفر عليها التكاليف اللازمة لحفظ المواد الأولية أو المنتج وكذلك تكاليف خسارة المخزون الفائض.

لكن قد يؤثر هذا النوع من إدارة المخزون على سمعة الشركة في حالة زيادة الطلب على المنتج فجأة دون توفيره في المخزون.

 

تخطيط متطلبات المواد (MRP)

تخطيط متطلبات المواد هي طريقة لإدارة المخزون تعتمد على توقع المبيعات بالاعتماد على سجلات المبيعات السابقة؛ مما يساعد الشركة على توقع احتياجاتها المستقبلية من الموردين والتأكد من توفير المواد الخام والمنتجات الجاهزة للاستهلاك.

 

كمية الطلب الاقتصادية (EOQ)

يهدف نموذج كمية الطلب الاقتصادية (EOQ) لإدارة المخزون إلى تقليل التكاليف الإجمالية للمخزون من خلال تقليل تكاليف الإعداد وتكاليف التخزين؛ إذ يضمن هذا النموذج وجود عدد كاف من وحدات المخزون بعد كل طلب من المورد للحفاظ على وجود كمية كافية من المخزون تلبي احتياجات العملاء المتوقعة وعلاوة على ذلك يمنع وجود فائض من المخزن تتكبد عناء خسارته الشركة.

 

مبيعات المخزون حسب الأيام(DSI)

تشير هذه النسبة إلى الوقت اللازم للشركة لتحويل مخزونها إلى مبيعات؛ كلما قل الوقت اللازم للشركة لتحويل المخزون إلى مبيعات زادت كفاءة الشركة، مما يعكس فعالية دورة التشغيل وقدرة الشركة على الحصول على النقد المالي وزيادة مبيعاتها وتلبية احتياجات العملاء.

 

كيف تتم عملية إدارة المخزون؟

إدارة المخزون ضرورية لتحسين العمليات التشغيلية وتلبية احتياجات العملاء بسهولة، وتتم عملية إدارة المخزون كالآتي:

• تحديد الكميات المطلوبة من المواد الأولية اللازمة للتصنيع حسب حاجة المستهلكين.
• طلب الكميات المحددة من الموردين والاهتمام بالنقل وترتيب المخزون تبعًا لاستراتيجية إدارة المخزون المستخدمة.
• توفير بيئة مناسبة للحفاظ على المخزون من التلف والهدر.
• استخدام نظام لإدارة المخزون لحساب لمعرفة حركة المخزون باستمرار ومراقبة الاحتياجات.
• جرد المخزون بصفة دورية لتحديد الكميات المتاحة ومطابقتها مع سجلات برامج إدارة المخزون.

 

نستطيع القول أن إدارة المخزون تمثل ركن أساسي لنجاح المشروعات التجارية؛ لذا يجب التخطيط الجيد للمخزون واستخدام البرامج والاستراتيجيات الحديثة من أجل إدارة المخزون بفعالية وزيادة الأرباح ورضاء العملاء.