إماراتي (د.إ)
الجرد هو عملية حيوية تتضمن حساب وتقييم جميع المواد والمنتجات الموجودة في مخازن المؤسسة، يهدف الجرد إلى الحصول على صورة دقيقة عن كمية ونوعية المخزون المتوفر، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن شراء المواد الخام، وإنتاج المنتجات، وتلبية الطلبات المتوقعة.
فخيل أنك تدير متجرًا، هل تعلم دائمًا كم قطعة من كل منتج لديك في المخزن؟ هل تعرف متى تحتاج إلى طلب المزيد من البضائع؟ هذا هو بالضبط ما يهدف إليه الجرد.
وبالطبع هو عملية ليست بالسهلة وتتجه غالبية الأعمال التجارية والشركات التجارية أيضا إلى توفير قسم محاسبي يقوم بهذه العملية مما يتطلب سرعة ودقة ومهنية.
لهذا وعبر مزيد نوفر لكافة الشركات والأعمال التجرية أتمتة محاسبية وفقا لأحدث أنواع التكنولوجيا المالية تساعد على تبسيط العمليات المعقدة وتتيح لهم دقة أكبر ورؤية أوضح لكافة أنواع الجرد.
وفي هذا المقال سنتعرف على الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وتأثير البرامج التكنولوجية المحاسبية على تسريع وإنجاز هذه العملية.
يساعدك استخدام برامج الجرد من مزيد على:
- تجنب النقص أو الفائض: بحيث لا ينفد منك منتج مهم ولا تتكدس منتجات غير مرغوبة.
- اتخاذ قرارات شراء صحيحة: يساعدك في تحديد كمية البضائع التي تحتاج إلى شرائها.
- تقييم أداء المخزون: يساعدك في معرفة أي المنتجات الأكثر مبيعًا وأيها أقل طلبًا.
- تقرير لقوائم الدخل بالكامل
- حساب المخزون بشكل كامل وبشكل فوري
- حسب تكلفة البضافة والمنتجات المباعة وأيضا مطابقة المخزون المالي وقيمته.
أهمية معرفة الفرق بين الجرد الدوري والمستمر:
- يساعد الجرد في الحفاظ على توازن المخزون، مما يمنع حدوث نقص مفاجئ في المواد الخام أو تكدس المنتجات غير المباعة.
- من خلال تحليل بيانات الجرد، يمكن للشركات تحسين قدرتها على التنبؤ بالطلب المستقبلي واتخاذ قرارات شراء أكثر دقة.
- يساعد الجرد في الكشف عن أي أخطاء في تسجيل المخزون أو فقدان المواد، مما يساهم في تحسين دقة السجلات المحاسبية.
- يساعد الجرد في تحديد القيمة الدقيقة للمخزون، وهو أمر مهم لأغراض التقييم الضريبي وإعداد القوائم المالية.
جرد المخزون
جرد المخزون هو عملية مهمة في المحاسبة، يهدف إلى التحقق من صحة الكميات المسجلة في السجلات، كما يهدف لتحديد قيمة المخزون في نهاية الفترة المالية.
من أهم أهداف جرد المخزون:
- التأكد من صحة ودقة البيانات المحاسبية المتعلقة بالمخزون
- اكتشاف أي اختلافات بين الكميات المسجلة والكميات الفعلية
- تحديد قيمة المخزون في نهاية الفترة المالية
- المساعدة في اتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة المخزون وتخطيط المشتريات
قيود المخزون
قيود المخزون مهمة لتتبع البضائع والمواد، تساعد في معرفة كمية البضائع التي تم شراؤها أو بيعها.
ما هي أنواع الجرد والفرق بين الجرد الدوري والمستمر من حيث القيود؟
1- الجرد الدوري
يتم إجراء الجرد الدوري في فترات زمنية محددة، مثل نهاية كل شهر أو سنة مالية.
يتم إغلاق المخزن مؤقتاً خلال عملية الجرد، مما قد يؤثر على سير العمل.
يتطلب جهداً ووقتاً أكبر مقارنة بالجرد المستمر.
مثال:
- بداية رصيد المخزون: هي قيمة البضائع المتاحة للبيع في بداية الفترة المحاسبية.
- تكلفة مشتريات المخزون: تشمل جميع التكاليف المتعلقة بشراء البضائع خلال الفترة، مثل تكلفة الشراء، والنقل، والرسوم الجمركية.
- تكلفة إنهاء المخزون: هي قيمة البضائع المتبقية في المخزن في نهاية الفترة المحاسبية.
- تكلفة البضائع المباعة: تمثل مجموع التكاليف المباشرة المرتبطة بالبضائع التي تم بيعها خلال الفترة، بما في ذلك تكلفة المواد الخام والعمالة المباشرة والنفقات العامة المتعلقة بالإنتاج.
لنفترض أن لدينا الشركة التالية:
بداية رصيد المخزون: 10,000 ريال
تكلفة مشتريات المخزون: 50,000 ريال
تكلفة إنهاء المخزون: 15,000 ريال
حساب تكلفة البضائع المباعة:
تكلفة البضائع المباعة = 10,000 ريال + 50,000 ريال – 15,000 ريال = 45,000 ريال
ماذا يعني؟
يعني أن الشركة قد باعت بضائع بقيمة 45,000 ريال خلال الفترة المحاسبية.
قيود الجرد الدوري:-
-
قيد إثبات الشراء:
هذا القيد يسجل عندما تشتري بضاعة من مورد.
نكتب أنك اشتريت بضاعة (زيادة في البضاعة) لذلك نضع “المشتريات” في الجانب المدين. ونكتب أنك تدين للمورد بالمال، لذلك نضع “المورد” في الجانب الدائن.
-
قيد مصاريف الشراء:
هذا القيد يسجل عندما تدفع مصاريف إضافية بسبب الشراء، مثل تكاليف النقل أو التعبئة.
نكتب أنك دفعت مصاريف (نقص في الأرباح) لذلك نضع “مصاريف الشراء” في الجانب المدين. ونكتب أنك دفعت المال للمورد أو للبنك، لذلك نضع “المورد أو النقدية” في الجانب الدائن.
-
قيد رد جزء من البضاعة:
هذا القيد يسجل عندما ترجع جزء من البضاعة التي اشتريتها للمورد.
نكتب أنك استرددت جزء من المال الذي دفعت للمورد (زيادة في النقدية) لذلك نضع “المورد” في الجانب المدين. ونكتب أنك قللت من كمية البضاعة التي اشتريتها، لذلك نضع “مردودات المشتريات” في الجانب الدائن.
-
قيد بيع جزء من البضاعة:
هذا القيد يسجل عندما تبيع جزء من البضاعة لعميل.
نكتب أن العميل يدين لك بالمال (زيادة في المبالغ المستحقة لك) لذلك نضع “العميل” في الجانب المدين. ونكتب أنك حققت مبيعات (زيادة في الأرباح) لذلك نضع “المبيعات” في الجانب الدائن.
-
رد جزء من البضاعة المباعة:
هذا القيد يسجل عندما يرجع العميل جزء من البضاعة التي اشتراها منك.
نكتب أن العميل لم يعد مدينًا لك بجزء من المبلغ (نقص في المبالغ المستحقة لك) لذلك نضع “العميل” في الجانب الدائن. ونكتب أنك قللت من مبيعاتك (نقص في الأرباح) لذلك نضع “مردودات المبيعات” في الجانب المدين.
-
قيود الإقفال:
هذا القيد خاص بنهاية الفترة المحاسبية، ويستخدم لضبط الحسابات وإعداد القوائم المالية.
في هذا القيد، يتم نقل أرصدة بعض الحسابات إلى حسابات أخرى لضمان دقة القوائم المالية. التفاصيل قد تكون معقدة بعض الشيء وتحتاج إلى فهم أعمق للمحاسبة.
2- الجرد المستمر
يتم تحديث سجلات المخزون بشكل مستمر بعد كل عملية دخول أو خروج للمواد.
يمكن إجراء الجرد في أي وقت دون الحاجة إلى إغلاق المخزن.
يوفر معلومات أكثر دقة حول رصيد المخزون في أي وقت.
كيف يعمل؟
- تسجيل فوري: كل عملية شراء أو بيع يتم تسجيلها فوراً في النظام.
- رقم تسلسلي لكل عنصر: كل سلعة تحصل على رقم فريد لمساعدتك في تتبعها.
- قاعدة بيانات مركزية: يتم تخزين جميع المعلومات عن المخزون في مكان واحد، مما يسهل الوصول إليها.
مثال:
لنفترض أن لديك متجرًا لبيع الأحذية، عندما تبيع حذاء، تقوم بمسح الباركود الخاص به، ويتم خصم هذا الحذاء تلقائيًا من المخزون.
وعندما تستلم شحنة جديدة من الأحذية، تقوم بمسح باركود كل قميص وإضافته إلى المخزون، بهذه الطريقة، تعرف دائمًا عدد القمصان المتاحة في متجرك.
قيود الجرد المستمر:-
يجب تسجيل قيود الجرد بشكل منتظم. تشمل هذه القيود عمليات إضافة وسحب من المخزون، يتم تسجيلها في سجلات المخزون وربطها بالسجلات المحاسبية.
قيد إثبات شراء بضاعة (المخزون):
تسجيل عملية شراء بضاعة وإضافتها إلى المخزون.
القيد:
- مدين: حساب المخزون (زيادة في الأصول)
- دائن: حساب المورد (زيادة في الالتزامات)
قيد إثبات بيع بضاعة:
حساب تكلفة المبيعات:
تحديد التكلفة الفعلية للبضاعة التي تم بيعها.
القيد:
- مدين: حساب تكلفة المبيعات (نقص في الأرباح)
- دائن: حساب المخزون (نقص في الأصول)
تسجيل عملية البيع:
تسجيل حق العميل في الدفع مقابل البضاعة.
القيد:
- مدين: حساب العميل (زيادة في الأصول المتداولة)
- دائن: حساب المبيعات (زيادة في الإيرادات)
قيد إثبات تكلفة البضاعة المباعة:
نقل قيمة البضاعة المباعة من حساب المخزون إلى حساب تكلفة المبيعات.
القيد:
- مدين: حساب تكلفة المبيعات (نقص في الأرباح)
- دائن: حساب المخزون (نقص في الأصول)
قيود مردودات المبيعات:
تسجيل إرجاع بضاعة من قبل العميل.
القيد:
- مدين: حساب مردودات المبيعات (نقص في الإيرادات)
- دائن: حساب العميل (نقص في الأصول المتداولة)
- دائن: حساب ضريبة القيمة المضافة المستردة (إذا كانت قابلة للاسترداد)
مصروفات المبيع:
تسجيل المصاريف المتعلقة بعملية البيع (مثل تكاليف التعبئة والشحن).
القيد:
- مدين: حساب مصاريف المبيعات (نقص في الأرباح)
- دائن: حساب النقدية أو حساب الدائن (إذا لم يتم الدفع بعد)
مصروفات الشراء:
معناه: تسجيل المصاريف المتعلقة بعملية الشراء (مثل تكاليف الشحن والتخليص الجمركي).
القيد:
- مدين: حساب المخزون (زيادة في الأصول) أو حساب مصاريف الشراء (نقص في الأرباح)
- دائن: حساب المورد (زيادة في الالتزامات) أو حساب النقدية (إذا تم الدفع)
قيود الإقفال:
نقل أرصدة الحسابات المؤقتة (الإيرادات والمصروفات) إلى حساب الأرباح والخسائر في نهاية الفترة المحاسبية.
القيد:
- مدين: حساب الإيرادات (نقل إلى حساب الأرباح والخسائر)
- دائن: حساب الأرباح والخسائر
أو العكس: إذا كانت هناك خسارة، يكون حساب الأرباح والخسائر مديناً وحساب الإيرادات دائناً.
بتسجيل هذه القيود بانتظام، يمكن الحفاظ على دقة بيانات المخزون، هذا يسهل التحليل واتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة المخزون خاصة بعد معرفة القيود في الفرق بين الجرد الدوري والمستمر.
الفرق بين الجرد الدوري والمستمر
دعونا نتعرف على الفرق بين الجرد الدوري والمستمر، من حيث الأسعار ومن فيهم أرخص، لكن قد يؤدي إلى تأخير في العمل، الجرد المستمر يمنح بيانات دقيقة لكن يحتاج إلى استثمار أكبر.
- تحديث المخزون: في الجرد المستمر، يتم تحديث كمية البضاعة في المخزن فور كل عملية بيع أو شراء. أما في الجرد الدوري، فهذا التحديث يتم في فترات محددة، مثل نهاية الشهر أو السنة.
- تكلفة البضاعة المباعة: في الجرد المستمر، يتم حساب تكلفة البضاعة التي بيعت فوراً. أما في الجرد الدوري، فيتم حسابها في نهاية الفترة عن طريق حساب متوسط تكلفة كل قطعة.
- حساب المخاطر: الجرد المستمر أفضل لتتبع المنتجات التي تنتهي صلاحيتها، لأنه يحدّث المعلومات بشكل مستمر. في الجرد الدوري، قد يكون من الصعب تتبع هذه المنتجات بسبب حساب التكلفة بالمتوسط.
- التكلفة: الجرد المستمر يحتاج إلى نظام حاسوبي متطور، مما يزيد من التكاليف. بينما الجرد الدوري أسهل وأقل تكلفة.
- الدقة: الجرد المستمر يوفر معلومات أكثر دقة عن المخزون والأرباح، لأن البيانات محدثة باستمرار. أما الجرد الدوري، فقد تكون هناك أخطاء في الحسابات بسبب التحديثات المتأخرة.
الأسئلة الشائعة
س: ما هي أهمية تسجيل قيود المخزون بدقة؟
تسجيل قيود المخزون بدقة ضروري لتتبع البضائع، يساعد على التأكد من مطابقة الكميات المسجلة، كما يسهل اتخاذ قرارات مدروسة.
ويجنب المشكلات مثل نفاد المخزون أو تراكمه كما يجب معرفة الفرق بين الجرد الدوري والمستمر قبل الشروع.
س: ما هي مزايا الجرد المستمر؟
الجرد المستمر يوفر معلومات دقيقة عن المخزون. يساعد في اتخاذ القرارات بسرعة. كما يقلل الأخطاء في تسجيل البيانات.
يمكن المؤسسة من تحديد مشكلات المخزون بسرعة.
س: كيف يتم تسجيل قيود المبيعات والمشتريات في نظام الجرد؟
يجب تسجيل كل عملية بيع أو شراء فوراً. في الجرد المستمر، يتم تحديث القيود بشكل فوري. بينما في الجرد الدوري، يتم تسجيلها وتحديث سجلات المخزون في فترات محددة.
س: كيف يمكن للشركات اختيار نوع الجرد المناسب لها؟
اختيار نوع الجرد يعتمد على عدة عوامل، مثل حجم المؤسسة ونوع المنتجات، معدل دوران المخزون والإمكانات التقنية والبشرية مهمة أيضاً.
يجب تقييم احتياجات وقدرات كل شركة. لتحديد الأنسب بين الجرد الدوري والمستمر أو مزيجاً منهما.
