ما هو دفتر الأستاذ العام وفيم يستخدم؟

دفتر الاستاذ هو أحد الأدوات الأساسية المحاسبية التي تهتم بتنظيم وتدوين جميع المعاملات المحاسبية؛ فهو المرجع الأساسي لكل البيانات المالية وهو حجر الأساس لفهم المصروفات والإيرادات وتتبع أصول الشركة والخصوم أيضًا.

من خلال مراجعة دفتر الاستاذ يمكن بسهولة فهم الأرقام وتحليل النتائج المالية وتتبع كل معاملة مالية بشفافية ومعرفة حساب الشركة أو المؤسسة خلال فترة مالية معينة بشكل هرمي ونظامي؛ لذا في هذا المقال نجيب عن أحد الأسئلة المحاسبية الهامة ماهو دفتر الأستاذ العام، وما الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الاستاذ، ونوفر نموذج دفتر اليومية pdf.

ماهو دفتر الاستاذ؟

دفتر الاستاذ هو أحد السجلات المحاسبية التي تضم جميع المعاملات المالية التي تقوم بها المنشأة؛ إذ يهتم المحاسب بترحيل تسجيلات المعاملات اليومية من دفتر اليومية إلى دفتر الاستاذ.

يُعد دفتر الاستاذ خريطة مفصلة يمكن من خلالها تتبع حركة الأموال بدقة وتحليل البيانات المالية وتتبع المصروفات والإيرادات والتحويلات المالية.

تُسجل المعلومات الأساسية لكل معاملة مادية داخل دفتر الاستاذ، مثل: التاريخ، والوصف، والمبلغ المالي، والحسابات المشاركة في كل معاملة، ورقم صفحة دفتر اليومية؛ لذا يعتبر دفتر الأستاذ المصدر المضمون لجميع المعلومات المالية للشركة.

أنواع دفتر الاستاذ؟

يوجد أنواع مختلفة من دفتر الاستاذ محاسبة لتسجيل المعاملات اليومية وتختار الشركة النوع المناسب لها طبقًا لاحتياجاتها المحاسبية، ومن أكثر الأنواع شيوعًا هي:

1. دفتر الاستاذ العام.
2. دفتر الاستاذ المساعد.

ماهو دفتر الاستاذ العام؟

دفتر الأستاذ العام هو دفتر محاسبي يضم كافة المعاملات المالية للحسابات المختلفة التي تمت في الشركة خلال مدة زمنية معينة.

يبدأ التسجيل في دفتر للاستاذ العام في أول يوم في السنة المالية الجديدة وينتهي التسجيل في آخر يوم من نفس السنة المالية.

يراجع المحاسبون القوائم المالية والميزانية العامة والحسابات الختامية بنهاية السنة المالية من خلال تدقيق جميع الحسابات المقيدة داخل جمع أستاذ العام، مثل حسابات الأصول، وحسابات الخصوم وحسابات الإيرادات والنفقات وحقوق الملكية.

ما هي الحسابات المُسجلة بـ دفتر الاستاذ العام؟

تُسجل العديد من الحسابات بـ دفتر الأستاذ العام، مثل:

• حسابات المصروفات: مثل الأجور، والرواتب، ومصاريف الاستهلاك.
• حسابات الأصول: مثل الأصول الثابتة، والأصول المتداولة، والخصوم، والنقدية.
• حسابات الإيرادات: مثل المبيعات.
• حسابات الخصوم: مثل الديون الخاصة بالمنشأة، وأوراق الدفع، وأيضًا الحسابات الدائنة.

فوائد دفتر الاستاذ العام

• تحديد الاحتياجات المستقبلية للمنشأة من خلال التنبؤ بالتمويل اللازم وإدارة المخزون بشكل أفضل وتوسيع رأس المال العامل وتطوير العمليات التشغيلية لزيادة الإنتاج والأرباح بناء على التسجيلات المالية.
• المساهمة في إعداد الموازنة العامة بعد مراجعة السجلات المالية عن طريق التنبؤ بالموازنة العامة المستقبلية؛ بناء على التسجيلات المالية لجمع أستاذ العام للسنوات السابقة.
• تتبع الفرص وتحديد الاتجاهات المناسبة للشركة من خلال تقييم السيولة المالية والمخاطرة المحتملة التي قد تواجه الشركة طبقًا لتفاصيل الحسابات المالية المسجلة داخل دفتر الاستاذ.
• متابعة التدفق المالي من خلال مراجعة المصروفات والمبيعات والمخزون باستمرار.
• اتخاذ القرارات المالية بناء على المعلومات المالية والتقارير الدقيقة.
• تقديم صورة واضحة عن الغموض المالي للمنشأة؛ إذ يستخدم دفتر الاستاذ محاسبة (النقد المزدوج) أي أن معاملة مالية تُسجل في جانب الدائن تقابلها معاملة بنفس القيمة تسجل في جانب المدين.

ماهو دفتر الاستاذ المساعد؟

دفتر الاستاذ المساعد هو عنصر أساسي من دفتر الأستاذ العام؛ إذ تُسجل به جميع المعاملات المصرفية والحسابات البنكية ومعاملات الخصوم والأصول الثابتة وحسابات العملاء، لذا في حالة الرغبة في الرجوع لأي معاملة مالية داخل دفتر الاستاذ العام يمكن إيجاد التفاصيل الدقيقة لهذه السجلات أو المعاملات داخل دفتر الاستاذ المساعد.

أهمية دفتر الاستاذ المساعد

• تقديم دفتر الاستاذ محاسبة ضرورية لتحسين إدارة العملاء من خلال إدارة الديون وتتبعها والتأكد من سدادها في الموعد المحدد.
• ضمان دقة السجلات المالية وملاحظة أي خطأ في السجلات من خلال مقارنة التفاصيل الُمسجلة بين دفتر الاستاذ العام ودفتر الاستاذ المساعد والأوراق أو السندات والفواتير الأصلية.
• الخضوع لقوانين المحاسبة التي تتطلب وجود سجلات منفصلة للحسابات.
• الاحتفاظ بجميع التفاصيل الدقيقة عن المعاملات الحسابية.
• اتخاذ القرارات المالية للشركة بطريقة ممنهجة وعملية.

كيفية إنشاء دفتر الاستاذ محاسبة للشركات

بعد التعرف على أهمية وأنواع دفتر الاستاذ لابد من معرفة كيفية إنشاء دفتر الاستاذ للمحاسبة، يتم إعداد دفتر للاستاذ بواسطة الشركة نفسها باعتباره إجراء محاسبي يومي، من خلال اتباع الخطوات الآتية:

• تحديد الحسابات المراد تسجيلها.
• إنشاء صفحة خاصة لكل حساب.
• إدخال جميع المعاملات المالية لكل حساب.
• التأكد من أن مجموع الأرصدة المدينة يساوي مجموع الأرصدة الدائنة في الدفتر.

ما هو دفتر اليومية؟

دفتر اليومية هو دفتر القيد الأولي لأنه السجل المحاسبي الذي يبدأ بواسطته تسجيل المعاملات المالية اليومية، ويضم دفتر اليومية جميع القيود اليومية المالية مرتبة حسب التاريخ والرقم التسلسلي.

فائدة دفتر اليومية

دفتر اليومية أساسي لحفظ المعاملات اليومية للمنشأة بكل دقة؛ وهو سجل ضروري لإعداد الميزانية العمومية وقوائم الدخل، وتُسجل به أي معاملات مالية داخل أو خارج المنشأة لحين موعد ترحيلها إلى دفتر الأستاذ.

المبدأ الأساسي لدفتر اليومية هو أنه كل عملية حسابية في المعاملات المحاسبية لها تأثيران متساويان أو متعاكسان في حسابين منفصلين، على سبيل المثال إذا تمت عملية بيع بمقدار 1000 ريال فإن سجل المبيعات يزداد بقيمة 1000 ريال وكذلك يزداد سجل النقدية بقيمة 1000 ريال، ويمكن تحميل نموذج دفتر اليومية pdf بسهولة من موقعنا.

مكونات دفتر اليومية

يضم دفتر اليومية بعض العناصر اللازمة لتسجيل المعاملات اليومية، وهي:

• المدين: وهو يضم المعاملات المالية للأشخاص أو الشركات التي تدين بمبالغ مالية.
• الدائن: يُسجل به المعاملات المالية التي تدين بها الشركة للأشخاص أو الجهات الخارجية ولهم الحق في المطالبة بالمبلغ المالي المكتوب في القيد المحاسبي.
• البيان: وصف للعملية المالية المقيدة لتوضيح نوع المعاملة المالية التي حدثت.
• التاريخ: يُسجل التاريخ لمعرفة متى حدثت العملية المالية المذكورة.
• رقم القيد: وهو تسلسل رقمي فريد لكل عملية تم تسجيلها بالقيد المحاسبي.
• رقم المستند: الرقم الخاص بالمستند المسجل به المعاملة الحسابية سواء مستند صرف أو قبض أو قيد.
• رقم صفحة الاستاذ: تُرحل كل معاملة مالية من دفتر اليومية إلى دفتر الاستاذ مع صفحة تشير إلى رقمها في دفتر الاستاذ.

مثال على التسجيلات المالية في دفتر اليومية

توضح البيانات في هذا الجدول أنه في تاريخ 4/12/2024 باعت الشركة منتج للعميل بقيمة 500 ريال مما أثر على حسابين مختلفين، هما: حساب المبيعات وحساب النقدية.

أي أنه زاد حساب النقدية بقيمة 500 ريال وكذلك زاد حساب المبيعات بقيمة 500 ريال؛ وذلك طبقًا لمفهوم (النقد المزدوج).

الفرق بين دفتر اليومية ودفتر للاستاذ

برنامج مزيد المحاسبي لإعداد دفتر الاستاذ

يمكنك باستخدام برنامج المحاسبة من مزيد الاستغناء عن دفتر الاستاذ الورقي التقليدي والانتقال إلى الإدخال اليدوي للمعلومات أو الإدخال الآلي بدون الحاجة إلى التعقيد؛ مما يساعد المحاسبين على تأدية دورهم المحاسبي بسهولة ودق، والتقليل من نسبة الأخطاء، كما يساعدك برنامج مزيد في تنظيم دفتر الاستاذ محاسبة كالآتي:

• توفير القيود المالية فورًا بعد ادخال البيانات سواء بطريقة يدوية أو آلية.
• استخراج السجلات المالية بكثير من الصيغ التي تناسب احتياجاتك، مثل استخراج نموذج دفتر اليومية pdf أو استخراج دفتر الاستاذ بصيغة pdf أو Excel أو أي صيغة أخرى تحتاجها الشركة.
• الوصول إلى السجلات المالية في أي وقت من السنة والقدرة على مراجعتها وتدقيقها بشكل آلي دون الحاجة إلى تضييع الوقت وبذل الكثير من الجهد في المراجعة اليدوية.
• تقرير جمع أستاذ اللحظي يمكن من خلال البرنامج استخراج تقرير لحظي يضم إجمالي الخصوم والأصول وجميع القيود المحاسبية الأخرى.
• توفير نظرة شاملة فورية على الحالة المالية للشركة.
• اختيار الحسابات المراد مراجعتها بكل سهولة والتدقيق في السجلات المحاسبية ذات الصلة.