ما هي شجرة الحسابات وكيفية إعدادها؟

تلعب شجرة الحسابات دورًا بارزًا في ترتيب وتنظيم الحسابات الخاصة بالمؤسسة، فهي بمنزلة تخطيط بياني واضح ومنظم يشمل عدة مستويات للحسابات الرئيسية والثانوية، ثم أن الشجرة المحاسبية تضمن سهولة الرجوع إلى البيانات المالية ببساطة؛ مما يساعد قسم الحسابات في إعداد التقارير المالية في وقت قصير وعلى هذا يدعم اتخاذ القرارات المالية الصائبة للشركة أو المؤسسة.
وفي هذا المقال سنتناول بالتفصيل تعريف شجرة الحسابات وكيفية إعدادها، بالإضافة إلى طريقة عمل جدول الحسابات لأن نجاح شركتك الخاصة أو مؤسستك المالية سواء كانت صغيرة أو كبيرة يرتبط بشكل مباشر بقوة فريقك المحاسبي الذي يعمل وفقًا لاستراتيجية مالية واضحة؛ لذلك عليك الاهتمام باختيار متخصصين يتحلون بخبرة واسعة في الإدارة المالية، أو يمكنك الاستعانة ببرنامج “مزيد” لمساعدتك في إعداد دليل الحسابات والشجرة المحاسبية بكفاءة عالية، إضافةٍ إلى تخليص حساباتك المالية في أقل وقت وأفضل خدمة.

ما هي شجرة الحسابات؟

شجرة الحسابات أو الشجرة المحاسبية هي أداة رئيسية في نظام المحاسبة الحديثة، وتتألف من عدة أقسام كالحسابات الرئيسية والفرعية متخذه في تفريعتها هيئة الشجرة، وتُعد شجرة الحسابات هيكل بياني مُنظم يحتوي على البيانات المالية للمؤسسة، ويوثقها وفقًا لتصنيفات دليل الحسابات وتلك التبويبات المُحددة تمكنك من الرجوع إليها بسهولة بمجرد النظر إلى الخريطة الحسابية المنظمة.

وتُصنف العمليات المالية عادةٍ في دليل الحسابات تحت بنود معينة، كالمبيعات والمشتريات وغيرها من المصطلحات الحسابية داخل النظام المحاسبي للشركة أو المؤسسة.

ما هي فوائد شجرة الحسابات؟

تتيح شجرة الحسابات رؤية واستراتيجية مالية واضحة للمدراء والمحاسبين في اتخاذ القرارات المالية السليمة، وذلك بما يتماشى مع نشاط الشركة سواء كان تجاري أو صناعي او خدمي، حيث تختلف شجرة الحسابات من شركة لأخرى حتى لو كانت متماثلة في النشاط، وكذلك مستويات دليل الحسابات يتباين وفقًا لنشاط المؤسسة، وتتمثل أهمية الشجرة المحاسبية في تنظيم الحسابات وسهولة الوصول إلى البيانات المالية للشركة، بالإضافة إلى تلك النقاط التالية:

•    تساعد الشجرة المحاسبية الإدارة المالية للشركة في مراجعة الحسابات ومتابعتها بصفة دورية.
•   تساعد شجرة الحسابات في فهرسة كافة التعاملات المالية في دفتر الأسناد العام للمؤسسة حسب كل فترة محاسبية.
•  تُمكن الشجرة المحاسبية فريق المحاسبات من تحليل الأداء المالي للشركة، وبناءٍ عليه يتم التخطيط المالي الجيد.
•   تتميز شجرة الحسابات بالمرونة في إضافة المستويات الفرعية دون التقيد بعدد مع إمكانية الحذف والتعديل بسهولة وسرعة.
•    تُمكن المؤسسة من الامتثال القانوني بشكلٍ سليم؛ نظرًا لقلة الأخطاء ودقة البيانات المالية التي توفرها الشجرة المحاسبية.
•   تساهم في ضمان توافق العمليات المالية والمحاسبية للمؤسسة مع معايير المحاسبة الدولية.

كيفية إعداد شجرة الحسابات

تتطلب شجرة الحسابات جهد ووقت لإعدادها بدقة ومهارة عالية؛ لذلك تستعين بعض الشركات بالبرامج المحاسبية الحديثة مثل برنامج “مزيد” وما يقدمه من حلول تلبي جميع احتياجات الشركات المالية مع باقة من الخبراء والمتخصصين، ويمكنك إعداد شجرة الحسابات من خلال التركيز على خطوتين رئيسيتين يندرج تحت كل منهما عدد من البنود والإجراءات، سنوضحها فيما يلي:

أولًا: مرحلة تحديد بنود مستويات دليل الحسابات

يتكون الدليل المحاسبي عادةٍ من 5 مستويات رئيسية للحسابات، ويتفرع تحتها مستويات أخرى فرعية ويتم ذلك بما يتماشى مع احتياج كل مؤسسة وفقًا بالتزاماتها المالية، وتأتي مستويات دليل الحسابات الرئيسية في أعلى الشجرة المحاسبية، وتتمثل تلك المستويات في تلك النقاط:

• المستوى الأول: يضم المستوى الأول لدليل الحسابات البنود الرئيسية كالأصول والخصوم وحقوق الملكية، بالإضافة إلى الإيرادات والمصروفات الخاصة بالشركة.
• المستوى الثاني: يتضمن ذلك المستوى البنود الفرعية للمستويات الأساسية، على سبيل المثال بند الأصول ينقسم إلى أصول ثابتة وأصول متداولة، وكذلك الإيرادات تتفرع بين إيرادات من المبيعات وأخرى متنوعة، والمصروفات منها مصروفات خاصة بالتشغيل وأخرى إدارية، وكذلك الأمر مع الخصوم وحقوق الملكية.
• المستوى الثالث: أما ذلك المستوى فهو يشمل البنود الفرعية لبنود المستوى الثاني في دليل الحسابات، مثلًا الأصول الغير متداولة للمؤسسة تتنوع بين أصول ثابتة طويلة الأجل وأخرى على هيئة استثمارات، بينما الأصول المتداولة فهي على هيئة نقود ومخزون بالإضافة إلى الأرصدة المدنية، والأمر كذلك مع الالتزامات الغير متداولة تكون على شكل التزامات ضريبية أو قروض مؤجلة، بينما الالتزامات المتداولة تكون على هيئة أرصدة دائنة وقروض قصيرة الأجل، وهكذا مع باق البنود.
• المستوى الرابع: في هذا المستوى يتم وضع بنود فرعية لبنود المستوى الثالث.
• المستوى الخامس: أما المستوى الخامس فهو يضم البنود الفرعية للمستوى الرابع، بالإضافة إلى أنه يتضمن تحليل لبعض بنود المستويات لضمان دقة البيانات وتجنب الأخطاء الشائعة لشجرة الحسابات.

والجدير بالذكر أن شجرة الحسابات تتميز بالمرونة وسهولة التحديث والتعديل، من خلال إضافة عدد غير محدود من الأصول والفروع بنفس طريقة السابقة.

ثانيًا: تكويد بنود مستويات دليل الحسابات

تتم عملية تكويد وترقيم مستويات دليل الحسابات في الشجرة المحاسبية على نحو منظم ومتسلسل، حيث يأخذ كل مستوى سواء كان رئيسي أو فرعي رقم يعكس مكانة وترتيبه في الهيكل التنظيمي للشجرة، على سبيل المثال الأصول نعطيها كود 1# بينما الأصول الثابتة تتخذ كود 11# وعند إدراج فرع الأصول الثابتة تحت بند الأصول الرئيسي تتخذ كود 111# وهكذا، وسنوضح طريقة التكويد بشكلٍ مبسط في ذلك الجدول:

الأخطاء الشائعة في إعداد شجرة الحسابات

تتطلب شجرة الحسابات الكثير من الخطوات والإجراءات فهي عملية مُعقدة؛ لذلك قد يقع بعض الأخطاء غير المقصودة ومنها إغفال تحديث الشجرة المحاسبية وعدم تحديد الفترات المالية، وكذلك عدم الانتباه إلى تصنيف الحسابات في مكانها الصحيح وفقًا للمعايير والقوانين الحسابية مما يؤدي إلى عدم توازن الشجرة ومطابقتها بشكلٍ سليم.

هل شجرة الحسابات تتطلب وقت معين لتحديثها؟

بالإشارة إلى ما ذكرناه سابقًا عن أهمية شجرة الحسابات نجد أنها تتسم بالمرونة في التحديث والتعديل، فهي أحد عناصر النظام المحاسبي التي توثق المعاملات المالية في جدول الحسابات تحت بند كل حساب، فحساب الإيرادات على سبيل المثال يُدون تحته كل المعاملات المتعلقة تحت بند الإيرادات؛ لذلك فالشجرة المحاسبية أداة متغيرة ولا يوجد وقت معين لتحديثها أو تغيرها ولكن يتم ذلك وفقًا لحاجة الشركة ونشاطها التجاري.

كيف نطبق شجرة حسابات جرد مستمر لشركة

قبل الإجابة على هذا السؤال لابد من معرفة مفهوم الجرد المستمر، هو مجرد طريقة لمتابعة الأرصدة والمخزون بشكل لحظي بواسطة البرامج التكنولوجية الحديثة، فبمجرد حدوث عملية شراء وزيادة مخزون الشركة أو المؤسسة يتم تحديث آلي للبيانات وكذلك الحال مع نقصان المخزون أو تلفه، ويساعد نظام الجرد المستمر التحكم في المخزون حيث يتم تسجيل كل العناصر المتاحة في المخزون بدفتر أو حساب خاص يتم ترقيمه كما هو الحال في دليل الحسابات.

عند تصميم شجرة حسابات جرد مستمر لابد من الانتباه إلى وجود تصنيف حساب المخزون وحساب المبيعات وتكلفة البضاعة؛ ولتطبيق شجرة حسابات جرد مستمر هناك مجموعة خطوات لابد من إتباعها للحصول على أفضل النتائج، وتأتي تلك الإجراءات على ذلك النحو:

1. تحديد الحسابات الرئيسية: تتضمن الحسابات الرئيسية على الأصول بنوعيها، والالتزامات وحساب الملكية وما يضمه من رأس المال والأرباح المحتجزة، بالإضافة إلى حساب الإيرادات والمصروفات.
2. تحديد الحسابات الفرعية: وتتكون الحسابات الفرعية في شجرة حسابات جرد مستمر من المخزون وتكلفة البضاعة وحساب المشتريات.
3. ترقيم وتكويد الحسابات: تأتي خطوة ترقيم وتكويد كل حساب برقم مميز لضمان إتباع نظام رقمي متسلسل يساعد في زيادة الحسابات بطريقة مرنة.
4. استخدام البرامج المحاسبية: يمكن لبعض الشركات والمؤسسات استخدام برنامج محاسبي جاهز لتوفير الوقت والجهد، وضمان قلة الأخطاء الشائعة عند تصميم شجرة حسابات.

مثال شجرة حسابات جرد مستمر