ما هو أمر الشراء وما هي استخداماته؟

يُعد امر الشراء من المصطلحات المحاسبية الشائعة في عمليات شراء وتوريد المنتجات، كما أن أمر الشراء عبارة عن وثيقة ضرورية وعملية حيوية لإدارة المخزون بكفاءة عالية، ويتم إعداده عند الحاجة إلى طلب الخدمات أو المنتجات اللازمة للشركات أو حتى التجار بطريقة سلسلة ومُقننة.

ويلعب امر الشراء دورًا فعالًا في حفظ حقوق التجار وتمكنهم من الحصول على المنتجات المطلوبة بطريقة مباشرة دون زيادة أو نقصان بسبب كافة التفاصيل المذكورة في الوثيقة، وفي هذا المقال سنوضح بالتفصيل ما هو امر الشراء؟ وكيفية إعداد أمر الشراء بطريقة احترافية وما هي استخداماته؟ وكذلك أنواعه المختلفة، بالإضافة إلى التعرف على الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء.

ما هو أمر الشراء؟

يعتبر امر الشراء وثيقة تجارية رسمية تصدر من المشتري إلى البائع، لإعلامه برغبته في شراء السلع أو الخدمات المُحددة في الوثيقة، ويحتوي أمر الشراء على بنود الاتفاق وكافة تفاصيل السلع المطلوبة، المتمثلة في الوصف والكمية والسعر بالإضافة إلى المعلومات الخاصة بموعد وطريقة الدفع والاستلام.

ويمثل أمر الشراء الإجراء المبدئي في عمليات الشراء والتوريدات بين البائع والمشتري، وبعد خطوة إصدار أمر الشراء يتم تجهيز السلع المٌتفق عليها، ومن ثم إرسالها إلى المشتري بعد إتمام الاتفاقات المادية وطريقة الشحن والتخزين.

أهمية أمر الشراء واستخداماته

تكمن أهمية امر الشراء في كونه يحافظ على سير عمليات الشراء بطريقة أكثر مرونة وسلاسة وفي الوقت ذاته، يعمل على ربط الأقسام المختلفة داخل المؤسسة ببعضها، ويستخدم أمر الشراء في العديد من الأمور الحيوية، وسنذكر أهمها في تلك النقاط:

• يستخدم أمر الشراء للتأكد من رضا العميل عن عملية الشراء، حيث في هذه العملية المحاسبية يصدر أمر الشراء من المشتري للبائع، ويشمل ذلك الأمر كل التفاصيل التي يرغب بها المشتري في السلعة أو الخدمة وهذا يعني أن الطلب يُنفذ بشكلٍ حصري للعميل وفقًا لطلباته ورغباته المرجوة من تلك السلعة أو الخدمة المتاحة عند البائع.
• يستخدم أمر الشراء بصفة وثيقة رسمية مبدئية، وهذا يعني أنها مُلزمة للبائع بتجهيز المنتجات المطلوبة في الوثيقة بما تحويه من تفاصيل المواصفات والكميات، ومن ثم تسليمها إلى المشتري في الوقت المُحدد وبالسعر المتفق عليه.
• منح الوقت التقريبي للقسم الذي سيستلم البضاعة المطلوبة، ليتمكن من إعداد خِطَّة العمل بما يساير الوقت الفعلي المتفق عليه لاستلام السلع الجديدة.
• تسهيل المسؤوليات وإتاحة الوقت أمام مسؤول المخازن لتجهيز البضائع في الوقت المُحدد للاستلام، لاتخاذ كافة الإجراءات اللازمة الخاصة بمعايير الأمن والسلامة والحفاظ على جودة السلع، مع الانتباه إلى حالة المخازن وتجنب فراغها من المنتجات وقت الطلب أو تكدسها بشكلٍ مفاجئ.
• تبسيط العمليات المحاسبية عند إتمام عملية الشراء، لأن المحاسب سيقوم بدوره في إعداد القيود المحاسبية الخاصة بعملية الشراء اللازمة قبل الإغلاق المحاسبي أو حتى إضافتها وتدوينها في التقارير والقوائم المالية.
• الامتثال القانوني للشركة وتعزيز الشفافية، فمن خلال أمر الشراء يمكن للشركة تتبع مسار تلك العملية التجارية، كما أن تسجيل أوامر الشراء بصورة رسمية يساعد الشركة في الامتثال القانوني وفقًا للدولة ومعاييرها المحلية والدولية للتجارة على حدٍ سواء، وبالتالي تتجنب المؤسسة انتهاك القوانين.
• توطيد وتعزيز العلاقات بين الموردين والمشتريين، عند التزام الأطراف بالشروط والتفاصيل الموضحة بالوثيقة، وإتمام عملية الاستلام دون خلافات؛ يمكن بناء شراكة طويلة ومثمرة بين البائع والمشتري ومن ثم يعود النفع على الجميع.

لابد من الأخذ في الاعتبار ضرورة التواصل لمتابعة سير أمر الشراء من وقت لآخر لتأكيد موعد الاستلام، لمعرفة المستجدات والتطورات التي قد تحدث عند تجهيز البضائع المتفق عليها.

أنواع أوامر الشراء

يوجد العديد من أنواع أمر الشراء ويستخدم كل واحد منهم لأغراض وأهداف مٌحددة خاصة بسير عملية المشتريات، وتأتي أنواع امر الشراء على ذلك النحو:

1. أمر الشراء القياسي

لا يستخدم هذا النوع بشكلٍ شائع في الشركات مقارنةٍ بالأنواع الأخرى؛ نظرًا لكثرة التفاصيل الدقيقة المطلوبة في الوثيقة كالتواريخ والأسعار والكميات، ويستخدم في حالة شراء بعض المنتجات لمرة واحدة مثل المواد الخام الخاصة بمشروع معين.

2. أمر الشراء المخطط

يُعد من أكثر الأنواع شيوعًا، فهو لا يتطلب تحديد تاريخ ومكان الاستلام ولكنه يركز على تاريخ أمر الشراء، ويستخدم امر الشراء المخطط في حالة المواد التي تحتاجها الشركة بصفة دورية كالمخزون الاستراتيجي وعادةٍ تكون مواقيته متغيرة.

3. أمر الشراء المتكرر

يعتبر النوع الأمثل للشركات التي تطلب بعض المنتجات بشكلٍ متكرر خلال الفترات الزمنية المحددة لمدة طويلة، ويتم فيه إيضاح التاريخ والكمية والأسعار وكافة الشروط والتفاصيل الخاصة بالمنتج أو الخدمة؛ ولتوفير الوقت يتم إصدار أمر الشراء بصورة متكررة بنفس المعلومات، ويساهم هذا النوع في توطيد العلاقات بين المورد والمشتري.

4. أمر الشراء المفتوح

يتسم أمر شراء المفتوح بالمرونة بين المورد والمشتري، ويستخدم في حالة الحاجة إلى نفس المنتجات بصورة مستمرة ولكن بكميات متباينة ومواعيد متفاوتة، ويناسب أمر الشراء المفتوح المنتجات الاستهلاكية دون تكررها بشكلٍ محدد.

5. أمر الشراء المقيد بوقت

يُمثل هذا النوع الخيار الأمثل عند الحاجة إلى الخدمات والمنتجات خلال فترة زمنية محددة، مثل الاستشارات وخدمات الصيانة.

6. أمر الشراء الطارئ

يستخدم هذا النوع في حالة الشراء الطارئة وهو أمر غير متكرر، حيث تحتاج الشركات في بعض الأوقات منتجات أو خدمات بصورة عاجلة دون الحاجة إلى اتباع العمليات الشرائية الروتينية، ويناسب هذا النوع المنتجات الخاصة بقطع الغيار وما شابه إلى ذلك.

محتويات نموذج امر شراء

يحتوي نموذج امر شراء على شروط الدفع والتسليم والتفاصيل المماثلة، بالإضافة إلى بعض البنود والمحتويات الأساسية مثل:

• بيانات ومعلومات الطلب: وفيه يتم إيضاح رقم أمر الشراء وتاريخه بالإضافة إلى اسم البائع وبيانات الاتصال كالرقم والبريد الإلكتروني.
• بيانات الشحن: تتضمن اسم المشتري والعنوان الذي سُيرسل عليه الفاتورة والشُحنة، بالإضافة إلى بيانات الاتصال الخاصة بالمشتري.
• معلومات الشحن: من خلاله يتم تحديد تاريخ الاستلام والطريقة المُتبعة في شحن المنتجات والشروط الخاصة بالاستلام.
• بيانات وتفاصيل البنود: يحتوي تفاصيل البند على اسم المنتج أو الخدمة ووصف، ورقم التسلسلي والكمية المطلوبة.
• التكلفة: في هذه الخانة يتم توضيح تكلفة المنتج الواحد بالإضافة إلى تكلفة الضرائب، ومن ثم يُكتب الإجمالي.
• شروط وطرق الدفع: توضح هذه النقطة شروط الدفع سواء كان عند الاستلام أو بعده بالإضافة إلى الطريقة أما نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي أو الائتماني.

ويأتي نموذج أمر شراء بهذا الشكل

أخطاء شائعة عند إعداد أمر الشراء

عند إعداد أمر الشراء لابد من الالتفات إلى بعض الأخطاء الشائعة لتقادي تلف الوثيقة، ومن أبرزها ما يلي:

• التأكد من صحة المعلومات وإكمال الناقص منها: لابد من التأكد من صحة المعلومات التي يتضمنها الطلب مثل، مواصفات المنتجات والخدمات، الكميات والأسعار بالإضافة إلى إكمال بيانات المورد.
• الاهتمام بإيضاح كافة الشروط والتفاصيل: يجب على مُعد الوثيقة توضيح الشروط بشكلٍ تفصيلي مثل مكان التسليم وطريقة الدفع والاتفاق على طريق التعامل حال حدوث مشكلة في السلعة أو الخدمة.
• مراجعة محتويات الأمر جيدًا قبل إرساله: تأتي هذه الخطوة للتأكد أن الطلب جاهز ويتضمن التفاصيل الصحيحة بصورة كاملة قبل إرساله.

ما هو الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء

الجدير بالذكر أن البعض قد يختلط عليه الأمر بين أمر الشراء وطلب الشراء بالرغم من وجود فرق بينهما، وفي الجدول التالي سنوضح الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء